Assistants de direction : l'IA pour vos mails, votre agenda et vos dossiers

Pour qui

• Assistantes et assistants de direction, assistants de dirigeant ou d'équipe, secrétaires de direction, office managers.
• Vous gérez les e-mails, l'agenda, les déplacements et les dossiers d'un ou de plusieurs dirigeants, et vous voulez gagner du temps sans rien laisser passer.
• Aucune connaissance de l'IA n'est demandée : on travaille avec les outils de votre entreprise, Outlook ou Gmail, et Copilot ou Gemini si vous les avez.
• Les informations de la direction restent protégées : les ateliers se font sur des e-mails, des notes et des documents d'exercice.

Ce que vous saurez faire

• Vous serez capable de rédiger avec l'IA un e-mail ou un courrier au nom de la direction, dans son ton, puis le relire avant de le soumettre.
• Vous serez capable de transformer vos notes de réunion en compte rendu clair : décisions, actions, responsables et échéances.
• Vous serez capable de préparer le dossier d'un rendez-vous et une note de synthèse d'une page à partir de plusieurs documents, en vérifiant chaque chiffre et chaque date.
• Vous serez capable d’organiser un rendez-vous ou un déplacement avec l'aide de l'IA : créneaux, ordre du jour, invitation et programme du voyage.
• Vous serez capable de trier ce que vous pouvez confier à l'IA et ce qui reste hors de l'outil, selon la confidentialité des informations de la direction.

Le programme

1. Premier temps : vos e-mails et vos courriers

   1 h 15

   • Accueil : ce qui remplit votre semaine (messagerie, agenda, dossiers, déplacements) et les outils de votre entreprise.
   • Vos outils, tels que votre entreprise les a choisis : Copilot dans Outlook, Gemini dans Gmail ou un assistant d'IA ; ce qu'ils font dans votre boîte, et dans la boîte de la direction que vous gérez par délégation.
   • Atelier : une réponse, une relance et un courrier au nom de la direction, dans son ton, sur des situations d'exercice ; puis la relecture avant de les soumettre.
   • Une boîte chargée : résumer un long échange, repérer ce qui attend une décision de la direction, préparer les brouillons des réponses.

2. Deuxième temps : comptes rendus, dossiers et notes de synthèse

   1 h 15

   • Le compte rendu à partir de vos notes : décisions, actions, responsables et échéances, et seulement ce que disent les notes.
   • La transcription d'une réunion par Copilot dans Teams, montrée sur une réunion d'exemple, jamais sur la formation : ce qu'elle produit, ce que règle l'organisateur, ce qu'il faut relire.
   • Atelier : le dossier d'un rendez-vous et une note de synthèse d'une page, tirés de trois documents d'exercice ; chaque nom, chiffre et date vérifiés.
   • Vos demandes types, gardées pour les tâches qui reviennent chaque semaine.

3. Troisième temps : l'agenda, les déplacements et la confidentialité

   1 h

   • L'agenda : des propositions de créneaux, l'ordre du jour et l'invitation préparés avec l'IA ; vous posez vous-même le rendez-vous.
   • Les déplacements : le programme d'un voyage (trajets, rendez-vous, adresses, marges entre deux rendez-vous) préparé avec l'IA, chaque horaire vérifié auprès du transporteur.
   • La confidentialité : stratégie, ressources humaines, finances et santé restent hors des outils grand public ; l'outil autorisé par l'entreprise, ses réglages, et une demande anonymisée quand c'est possible.
   • Votre page de réflexes, puis le quiz final.

Ce que vous emportez

• Vos consignes testées pour un e-mail, une relance, un courrier, un compte rendu et une note de synthèse.
• Votre trame de dossier de rendez-vous et votre modèle de programme de déplacement.
• Votre page de réflexes sur la confidentialité des informations de la direction.
• Le support de cours en PDF.