Préparer la reprise d'une activité sous-traitée avec l'IA

Pour qui

• Dirigeants, managers et responsables de service qui envisagent de reprendre en interne une activité aujourd'hui sous-traitée : saisie, support informatique, service client, gestion des commandes, communication…
• Vous voulez savoir précisément ce que fait votre prestataire avant de décider, ou préparer une reprise déjà décidée.
• Aucune compétence technique n'est demandée. Pour ranger ensuite vos procédures et les retrouver avec l'IA, une autre formation existe : « Organiser vos notes et vos connaissances avec l'IA ».
• Ce n'est pas une formation juridique : le contrat, le préavis et les questions de personnel se voient avec votre conseil, qui reste votre interlocuteur.

Ce que vous saurez faire

• Vous serez capable de décrire l'activité sous-traitée : périmètre, volumes, délais, outils, données, interlocuteurs.
• Vous serez capable de préparer avec l'IA les entretiens qui révèlent ce que le prestataire fait vraiment, y compris ce qui n'est écrit nulle part.
• Vous serez capable de transformer des notes d'entretien en procédures pas à pas, vérifiées par ceux qui font le travail.
• Vous serez capable de bâtir un plan de reprise : étapes, compétences, outils, données à récupérer, risques et parades.

Le programme

1. Premier temps : décrire l'activité

   1 h 15

   • Accueil : l'activité que chacun envisage de reprendre, et pourquoi (coût, maîtrise, qualité, dépendance).
   • Ce que fait vraiment le prestataire : le périmètre écrit au contrat, les tâches réelles, les volumes, les délais, les outils, les interlocuteurs.
   • Atelier : la fiche de l'activité, remplie avec l'IA à partir de votre cas décrit sans nom ni chiffre confidentiel.
   • Atelier : les guides d'entretien préparés avec l'IA, pour le prestataire et pour vos équipes qui travaillent avec lui.

2. Deuxième temps : documenter chaque étape

   1 h 15

   • Des notes d'entretien aux procédures : l'IA structure (étapes, déclencheurs, contrôles, exceptions), vous vérifiez avec ceux qui font le travail.
   • Atelier : une procédure pas à pas et sa liste de contrôle, écrites avec l'IA à partir d'un compte rendu d'entretien d'exercice.
   • Qui fait quoi après la reprise : une grille des rôles (qui fait, qui valide, qui est informé).
   • Les données : ce que le prestataire détient (fichiers, comptes, historiques) ; à la fin d'une sous-traitance de données personnelles, le RGPD prévoit qu'il les supprime ou vous les rende, à votre choix, et détruise ses copies, sauf obligation légale de les garder.

3. Troisième temps : préparer la reprise

   1 h

   • Le plan de reprise : étapes, période de travail en parallèle avec le prestataire, compétences, formation, outils et licences.
   • Atelier : le registre des risques (ce qui peut casser, comment le voir venir, que faire), construit avec l'IA qui joue le contradicteur.
   • Ce qui se voit avec votre conseil (contrat, préavis, réversibilité, questions de personnel), et le message à vos équipes et à vos clients.
   • Quiz final.

Ce que vous emportez

• La fiche de votre activité sous-traitée et vos guides d'entretien.
• Une procédure pas à pas avec sa liste de contrôle, et la méthode pour écrire les suivantes avec l'IA.
• Votre plan de reprise et votre registre des risques.
• Le support de cours en PDF.